O Arquivo da UMa “também é importante para a Sociedade, já que as atividades da Universidade não podem ser dissociadas do meio envolvente”

O Arquivo da UMa “também é importante para a Sociedade, já que as atividades da Universidade não podem ser dissociadas do meio envolvente”

Apesar de não atender diretamente ao público, uma das valências da UMa é o seu Arquivo, uma unidade funcional responsável pela preservação de vários documentos, incluindo as pautas das avaliações dos estudantes.

O Colégio dos Jesuítas do Funchal, além de acolher a Reitoria, integra vários serviços da Universidade. Uma dessas unidades orgânicas é o Arquivo da Universidade da Madeira (UMa), criado em 2014, e que, embora não atenda diretamente ao público, é responsável pela preservação documental, como por exemplo das pautas de avaliação dos estudantes e dos certificados que estes obtêm.

Dos 35 anos de existência da Universidade, o Arquivo é o “centro da memória institucional”, como definiu a sua responsável, Helena Rodrigues (HR).

Quando pensamos no Arquivo da Universidade, poderemos pensar no repositório de documentos meramente administrativos? Que importância tem esta estrutura para a comunidade académica e para a sociedade? 

HR: Em primeiro lugar, quando pensamos no Arquivo da Universidade, pensamos apenas em 35 anos de documentação e informação independentemente do seu suporte. Depois podemos pensar em diferentes tipos de documentos, diferentes tipos de Arquivo, definição de documento, definição de Arquivo… Mas de facto, o mais comum é pensar nos documentos administrativos das diferentes áreas orgânicas da Universidade, como por exemplo a correspondência institucional, os relatórios, as pautas, as atas de reuniões, registos de eventos, livros de honra, os processos individuais dos alunos e dos funcionários docentes e não docentes, entre outros documentos digitais ou não.

A atividade do Arquivo está centrada nas dinâmicas, e nos processos da própria instituição. O Arquivo, é o centro da memória institucional, preserva para demonstrar, organiza para fundamentar e conserva para perpetuar. Tem grande importância para a comunidade académica pois a vida que acontece na UMa estará mais cedo ou mais tarde no Arquivo da Universidade e manter-se-á ali durante muitas décadas ou quem sabe, definitivamente, nesta lógica, o Arquivo também é importante para a Sociedade, já que as atividades da Universidade não podem ser dissociadas do meio envolvente, sendo no Arquivo que encontramos a informação, que reflete a diversidade das atividades exercidas pela instituição e que, seguramente, a seu tempo, terão interesse para a História da Região Autónoma da Madeira.

À semelhança de outros repositórios da Região, o Arquivo da UMa é usado por investigadores que buscam recursos para os seus estudos? Pode avançar exemplos?

HR: O Arquivo como sabemos, exerce as suas competências no domínio do tratamento da documentação administrativa produzida, recebida, e acumulada ao longo do tempo pelos diferentes órgãos e serviços/unidades orgânicas e que irá constituir espólio documental arquivístico e histórico da Universidade da Madeira.

Na Universidade, durante muitos anos, a documentação foi arquivada pelos serviços/unidades orgânicas que a produziam não havendo uma unidade dedicada exclusivamente ao tratamento arquivístico, nem com preocupações para a criação de instrumentos de gestão e avaliação documental. Essa preocupação surge no ano de 2014, com a criação da Unidade de Arquivo.

Na UMa, por questões de dimensão da Instituição, de organização e de otimização de recursos, atualmente, referimo-nos apenas ao Arquivo sem fazer qualquer distinção entre os tipos de Arquivo, até porque, para já, não se justifica. Os documentos, podem ser considerados como documentos de arquivo logo após a sua criação, por conterem um conjunto de dados e informações que constituem a prova de uma atividade situada no tempo e no espaço, como por exemplo uma pauta, um contrato, uma ata, que são documentos administrativos (documentos probatórios) e que são prova de determinada atividade e situação. Os documentos, em qualquer formato ou suporte, são alvo de uma avaliação feita no Arquivo através de legislação e normas, e onde, após o cumprimento de prazos legais e de conservação administrativa podem ou não ser conservados ou eliminados.

Devemos ter em consideração que o Arquivo é um Serviço da Universidade, que trabalha também com documentação ainda atual, mas que já não é de utilização diária ou corrente, e cuja utilização, com o passar do tempo, se torna cada vez mais ocasional, mas que serve a todo o tempo e responde às solicitações das unidades orgânicas da UMa. Toda a documentação que é solicitada ao Arquivo é sempre efetuada pelos serviços da Universidade, dentro de regulamentação interna, observando a legislação específica aplicável em matéria de acesso a documentos administrativos, proteção de dados pessoais, segurança entre outros normativos legais.

A UMa é uma Instituição relativamente jovem, e a linha temporal que temos de documentação, é por isso, também muito atual. Até ao momento nunca tivemos qualquer solicitação a não ser através dos Serviços e das Unidades Orgânicas da Universidade.

Recentemente o Reitor da UMa, em declarações à RTP-Madeira, indicou que o digital é uma das apostas da Universidade. Que valências digitais tem o Arquivo para consulta da comunidade?

HR: Em primeiro lugar é de referir que Universidade da Madeira aguarda a abertura de concursos nacionais para se candidatar a fundos comunitários, que, neste caso, estão relacionados com as áreas da desmaterialização e da modernização administrativa, uma vez que no programa-quadro anterior a UMa não teve acesso a este tipo de fundos. A vontade é, de facto, apostar no digital, mas para tal é necessária uma disponibilidade muito grande de verbas, que como sabemos a UMa infelizmente não tem.

Para se ter uma ideia o Arquivo da UMa está, desde 2014, envolvido em projetos a nível nacional, com outras instituições de ensino superior e com a Direção Geral do Livro do Arquivo e da Biblioteca, no entanto, a UMa tem uma grande diferença, em relação às suas Intituições congéneres que recorreram ou recorrem a fundos comunitários. Esta impossibilidade, aliada ao curtíssimo orçamento da Instituição, faz com que, e em relação aos serviços de outras IES, a UMa esteja a trabalhar com anos de atraso em relação ao uso das novas tecnologias aplicadas à gestão documental e de arquivo.

Não obstante as dificuldades conhecidas, a UMa dá o seu contributo, e, desde 2016, implementou o RADA-IES – Relatório da Documentação Acumulada das Instituições de Ensino Superior – que é o instrumento de gestão documental aprovado por órgãos competentes – ou seja, neste caso, pela DGLAB e pelo CRUP, e que permite avaliar a documentação (acumulada) para eliminar e ou conservar num determinado intervalo temporal.

A UMa está também a trabalhar no documento final que dará origem à Portaria de Gestão de Documentos Comum a todas as IES PGD-IES- e que sem a sua existência, por exemplo, não é legalmente possível à Organização eliminar qualquer tipo de informação independentemente do seu suporte, ou do sistema onde esta resida, não sendo possível também constituir os planos de preservação digital.

No que diz respeito a valências digitais, a Unidade de Arquivo, atualmente, não serve diretamente a comunidade académica, pois como referido anteriormente, não tem atendimento ao público. Apesar das dificuldades, a Unidade de Arquivo tem feito um esforço para que, e utilizando as ferramentas e os meios disponíveis, a informação esteja disponível de forma eficaz e eficiente aos utilizadores.

No ano em que se completam 35 anos de criação da UMa, são várias as problemáticas enfrentadas e que têm sido dadas a conhecer a toda a sociedade, pela Reitoria, por várias unidades de investigação e pela Académica da Madeira. No caso do Arquivo, quais os grandes desafios que se têm colocado?

HR: De uma forma geral os problemas da Unidade de Arquivo não são diferentes dos das outras Unidades, ou seja, a falta de verba para recuperar instalações, adquirir mobiliário apropriado, e equipamentos.

O grande desafio, ou talvez o maior, é conseguir todos os dias dar uma resposta eficaz ao que é solicitado e o dever para com a comunidade, apesar de esta Unidade não ter um sistema de arquivo e de gestão documental de excelência, nem de instalações e equipamentos necessários para os documentos.

A Unidade de Arquivo da Universidade da Madeira tem uma equipa pequena, mas com grande criatividade, pois é nas adversidades que esta Unidade tem se superado. Seguramente, havendo condições financeiras, a área da modernização administrativa e por inerência o arquivo e os processos de negócio digitais, no conceito de uma gestão de informação moderna, serão uma das prioridades, cumprindo-se, entre outras, as funções do Arquivo na preservação da memória coletiva desta Universidade.

Entrevista conduzida por Carlos Diogo Pereira.
ET AL.
Com fotografia de Wesley Tingey.
A imagem do autor não representa qualquer parte dos arquivos da UMa, sendo uma imagem genérica.